权威追踪速递:原材料采购合同,紧急物料采购流程
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物料采购计划编制方案
文书名称 | 物料采购计划编制方案 | 编 号 | |||
受控状态 | |||||
编制人员 | 审核人员 | 审批人员 | |||
编制时间 | 审核时间 | 审批时间 | |||
一、目的
为确保工厂采购人员能够制订出科学、合理的物料采购计划，确保所采购物料能够满足工厂的生产需求，降低采购的成本与费用，特制定本方案。
二、采购计划编制人员职责说明
1．采购部经理负责采购计划的审批及采购计划人员的指导。
2．采购计划成员负责物料采购的计划工作。
3．物控部、生产部等相关人员负责辅助物料采购的计划工作。
三、编制物料采购计划
（一）物料采购计划的编制依据
物料采购计划人员应按以下依据编制物料采购计划。
1．采购范围说明，包括生产计划书、销售计划书等。
2．需购物料的说明。
3．采购所需资源。
4．采购物料的市场状况。
5．相关的计划结果。
6．采购时的制约条件与基本假设。
（二）物料采购计划的编制程序
1．采购计划人员需收集采购物料的规格、品质要求等信息。
2．采购计划人员需分析需购物料的库存情况并确定采购数量。
3．采购计划人员根据采购物料信息和库存情况等确定采购方式。
4．采购方式确定后，采购计划人员预测采购成本与费用。
5．采购计划人员预测采购成本与费用后，编制正式的采购计划并报审。
6．采购计划人员需根据物料分析结果，编制物料采购计划书。物料采购计划书需包括但不限于下图所示的五项内容。
采购计划书的内容一览图
四、编制物料采购预算
采购部预算人员根据采购计划，编制物料采购的预算，如下表所示。
物料采购预算表
物料类别 | 物料名称 | 采购数量 | 单价 | 采购周期 | 物料成本 | 人工成本 | 总成本 |
总计 | 物料 总预算 | 人工 总预算 | 物料采购 总预算 | ||||
五、采购计划文件管理
采购计划人员负责编制采购计划表、采购作业计划、采购要求说明文件及采购工作文件等文件，并需根据工厂的相关规定对其进行管理。
1．物料采购计划如下表所示。
物料采购计划表
编号： 日期： 年 月 日
物料名称 | 规格 | 经济定量 | 采购方式 | 交货期 | 采购等级 | 责任人 |
2．物料采购作业计划如下表所示。
物料采购作业计划表
采购阶段 | 实施项目 | 开始时间 | 结束时间 | 责任人 | 备注 |
采购准备阶段 | 收集采购资料 | ||||
确定采购需求 | |||||
确定采购物料并分类 | |||||
选择供应商 | |||||
执行招标计划 | |||||
采购实施阶段 | 向供应商询价并确定价格 | ||||
进行采购招标 | |||||
与供应商签订采购合同 | |||||
执行采购合同 | |||||
物料验收阶段 | 验收采购物料 | ||||
完成采购扫尾工作 |
3．物料采购说明如下表所示。
物料采购说明表
物料类别 | 包含内容 | 关键指标 | 预算总额 | |||
编号 | 名称 | 数量 | 单价 | |||
1． 2． | ||||||
1． 2． | ||||||
总预算金额 | ||||||
4．采购工作文件
采购工作文件包括招标书、询价单、谈判邀请书、初步合作意见书、供应商调查表等。此类文书可参考工厂的相关资料，使用时注意不得随意修改已有格式（具体格式略）。
五、工厂紧急请购实施方案
文书名称 | 工厂紧急请购实施方案 | 编 号 | ||||||||||||||||||
受控状态 | ||||||||||||||||||||
一、目的 为达到以下两点目的，特制定本方案。 1．明确紧急请购实施的范围、权限、责任和相关控制措施，确保工厂生产的顺利进行。 2．确保紧急请购行为的规范性和实施的高效率。 二、适用范围 本方案适用于本工厂所有需要的生产原材料、辅助材料及零配件等物料的紧急请购。 三、部门职责 1．生产部经理根据实际生产情况，对生产用料提出紧急请购申请。 2．仓储部负责根据库存量向采购部提供短缺物料存货信息。 3．采购部的具体职责如下所示。 （1）采购部根据仓储部物料库存信息、过往物料需求状况以及市场现状，对由市场等其他原因导致的紧急请购提出申请。 （2）采购部对已审批的紧急请购，迅速组织购买，并尽快向相关部门提供紧急请购的物料。 四、紧急请购发生原因 紧急请购发生的原因如下表所示。 紧急请购原因一览表
五、紧急请购实施的条件 当出现以下情况之一时可以实施紧急请购。 1．目前生产急需，且如果按正常请购程序请购，将不能及时满足生产所需。 2．市场短期内会有大的变化，并直接导致物料价格大幅上涨。 3．由于特殊原因，可以预测短期内某项物料需求会大幅上涨，而库存不够，但按正常请购程序请购会延误时机。 六、紧急请购实施步骤 （一）一般紧急请购实施步骤 1．相关部门填写“物料请购单”，在说明栏内标注紧急请购的原因，加盖紧急请购章，提出紧急请购申请。 2．报总经理审批后送交采购部。 3．采购部设专员办理。 4．采购专员根据“从速从优”的原则购买所需物料。 （二）特殊情况的紧急请购实施步骤 特殊情况可由总经理通过电话、传真、邮件等形式通知采购部先行办理采购事宜，但相关部门必须在三个工作日内补齐相关手续，其具体步骤如下所示。 1．相关部门经理通过电话、传真、邮件等形式上报总经理。 2．总经理通过电话、传真、邮件等形式通知采购部经理。 3．采购部经理指定专员迅速安排购买事宜。 4．相关部门补填物料请购单，在说明栏内标注紧急请购的原因，并注明是特殊情况下的紧急请购，加盖紧急请购章，送交总经理审批。 5．总经理审批后送交采购部。 七、紧急请购应对策略 （一）针对市场变化 关注市场变化，及时把握采购时机。 （二）针对供应商管理 1．供货渠道多元化，拥有不少于两家供应商。 2．定期关注物料供应市场，储备至少五家供应商信息。 3．及时掌握约定供应商的状况，做好供应商评估，选择恰当的供货渠道，确保供应商交货时机。 （三）针对本工厂物料管理 1．跟踪订货单，做好物料跟踪，及时掌握物料信息。 2．做好存货管理、生产计划等，及时掌握本工厂物料需求及库存状况。 3．建立紧急请购绿色通道，使紧急请购申请能尽快审批和下达，尽可能争取充足的采购时间。 | ||||||||||||||||||||
编制人员 | 审核人员 | 审批人员 | ||||||||||||||||||
编制时间 | 审核时间 | 审批时间 | ||||||||||||||||||
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