关注揭秘介绍:会计凭证保管期限,记账凭证必须打印出来吗

3月22日，财政部、税务总局颁布《电子发票全流程电子化管理指南》！全流程电子化的时代即将到来！如何提前防范风险？赶紧跟着小编一起来看看吧！

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全流程电子化！

无纸化报销、入账、归档、存储

现印发给你们，供各单位在电子发票开具、接收、报销、入账、归档全流程管理过程中参考。

其实除了最新颁布的《电子发票全流程电子化管理指南》，早在2022年，国务院就颁布了《进一步优化营商环境降低市场主体制度性交易成本的意见》。在该《意见》中提到，要全面实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。

根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）第三条规定：

除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

(一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

(二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

(三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

(四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局第79号令)等要求。

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四部门明确：开具、报销、入账等

最近，国家税务总局、国家档案局、财政部、商务部四部门联合印发了《电子发票全流程电子化管理指南》，对电子发票开具、接收、报销、入账、归档相关管理要点进行了梳理，以供各单位参考！其中关于数电票的部分重点，整理如下：

一、数电票开具方式

1.开具数电票，不再需要领取税控专用设备；

2.通过“赋码制”取消特定发票号段申领，发票信息生成后，系统自动分配唯一的发票号码；

3.通过“授信制”自动赋予开具金额总额度，实现开票“零前置”

4.试点纳税人通过实名验证后，无需使用税控专用设备，无需办理发票票种核定，无需领用发票，使用电子发票服务平台即可直接开票。

二、数电票交付方式

1.可通过电子发票服务平台税务数字账户自动交付；

2.也可通过电子邮件、二维码等方式自行交付；

3.交付样式（XML格式或PDF、OFD版式文件格式）可根据需要由交付方自行选择；

4.销售方开具发票后，系统默认将数电票文件及数据自动交付至购买方的税务数字账户，购买方可在税务数字账户中下载所需要的数电票文件。

三、数电票命名

纳税人下载数电票时，应对数电票文件规范命名，便于后续处理。例如：以“dzfp_数电票号码_下载时间”命名。

四、数电票票面内容自查

受票方接收数电票后，应检查数电票开具内容是否与实际经济业务相符合。如发现相关内容有误，应及时联系开具方重新开具发票。

票面内容与经济业务相符性自查，例如检查但不限于数电票的项目名称、特定业务信息、发票标签、业务要素等。

五、数电票报销方式

1.已建设业务系统和报销系统的单位：数电票的归集、登记、验真、审批等可通过在线方式完成。

2.线下报销方式：对于没有应用报销系统，或是报销系统尚不具备报销审批功能的单位，数电票的报销审批、归集、登记等流程一般通过纸质报销单采用线下方式进行。

(1)数电票通过通讯软件传输，先由报销人提交审批人完成审批流程，再由会计人员在报销时完成数电票的查重、登记。

(2)其中，数电票报销线下审批时，可选择打印输出纸质件方式或不打印输出纸质件方式。

❖ 打印输出纸质件方式：报销人将数电票打印输出纸质件后，将其与填写好的报销单、其他原始凭证等一起通过线下方式进行报销审批，同时将收票人收到的数电票电子文件原件通过电子邮箱等通信软件传输至报销审批人，再传输至会计人员。

❖ 不打印输出纸质件方式：即报销人不打印数电票输出纸质件，而是直接填写纸质报销单，报销审批人仅审核纸质报销单。数电票的电子文件原件通过电子邮箱等通信软件从收票人传输至报销审批人，再传输至会计人员。

六、数电票登记

数电票保管人员或负责报销的会计人员，应建立数电票归集文件夹，文件夹以“年份+月份”命名，妥善保管集中归集的数电票，并建立接收的数电票台账。

七、数电票用途确认

试点纳税人取得数电票用于申报抵扣增值税进项税额或申请出口退税、代办退税的，应当登录电子发票服务平台税务数字账户，进行抵扣勾选、退税勾选或代办退税勾选的用途确认。

受票方也可进行不抵扣勾选的用途确认操作。

八、数电票入账

1.在线入账：

(1)应用会计核算系统的单位，可通过报销系统或线下审批单获取凭证数据，通过会计核算系统进行在线记账。

(2)未应用报销系统但已应用会计核算系统的单位，需将线下审批单数据手工录入会计核算系统，记入相应科目和借贷方向，完成记账。

注意：会计人员完成数电票入账后，应及时更新数电票台账，在登记台账的“是否入账”标记栏上进行标记（数电票试点纳税人可通过电子发票服务平台税务数字账户标记发票入账标识）。

2.线下入账：

未应用会计核算系统的单位可以以数电票的纸质打印件作为入账依据，入账方法与纸质发票入账方法相同，但必须同时保存该纸质打印件的电子发票原件。

注意：会计人员完成数电票入账后，应及时更新数电票台账，在登记台账的“是否入账”标记栏上进行标记。入账后，税务机关相关用票平台未纳税人提供入账标识服务，可对已入账的数电票做对应标记，防止重复报账。

九、数电票收集、整理、归档（在线版）

第一步，电子会计凭证收集

会计核算系统、业务系统汇总整理属于归档范围的电子会计凭证（如记账凭证、含数电票的原始凭证）及其元数据，并通过归档接口传输至电子会计档案管理信息系统。

第二步，电子会计凭证整理

收集完成后，应及时对电子会计凭证进行分类、组件、组卷、编号等整理操作。

分类：推荐采用会计资料形式-会计年度-保管期限分类法，并划定“门类号”为会计类（KU）、“形式”为凭证（PZ）、保管期限为30年；

组件：按记账凭证号进行组件，以电子记账凭证为主件，电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证等组成一件；件内按电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证的顺序排列；

组卷：按适当的时间周期对已组件的电子会计凭证进行组卷，卷内按记账凭证号先后顺序排列；案卷按卷号先后顺序排列。实行凭证分类管理的单位，可按类型结合时间进行组卷，一般同类型的电子会计凭证组成一卷；

编号：推荐采用全宗号-门类号（KU）-形式（PZ）-年度-案卷号-件号（卷内序号）的结构编制档号，案卷号和件号可由4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用0补足。

第三步，电子会计凭证归档

经整理的电子会计凭证在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构保管。

注意：电子会计凭证档案应同时实施在线和离线存储。

十、数电票收集、整理、归档（线下版）

采用线下方式报销入账的单位，记账凭证、原始凭证及数电票的打印件等一般采用纸质方式收集、整理、归档，数电票应按以下方法进行收集、整理、归档：

第一步，建立文件夹

根据纸质载体会计凭证卷（册）情况，在磁盘、U盘等存储载体上建立相应文件夹。一般一个月为一卷（册）建立一个文件夹；

第二步，拷贝数电票

将数电票按其关联的记账凭证所属卷（册）拷贝至相应文件夹；

第三步，填写相关信息

将相应纸质载体会计凭证的档号、保管期限等信息填入报销入账过程中形成的电子发票台账中；

第四步，编写说明文件

将数电票的会计期间、数量、移交人、其他需要说明的情况（如非通用格式文件说明）等编制成TXT文件；

例如：2020年1-12月数电票，共555件，张三移交，并按照以下所示结构图存储于数电票文件夹中。

第五步，移交档案

将电子会计档案登记表及其纸质文件、数电票、说明文件和其他纸质档案在规定时限内移交档案人员。

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警惕！数电发票风险提前防范！

截至目前，全国范围内均可以接收数电发票，数电发票无纸化进程飞速推进，以下风险企业一定要规避，否则将产生极大税收风险！

NO.1 避免受票方重复报销

重复报销是电子发票的一大通病。而很多企业会购买一些发票管理软件，或者直接通过发票号码来登记备查簿。

但其实数电发票其实也自带一种可以查重的小标记：

我们在下载数电发票的时候，可以看见【下载次数】。一般来说，如果下载次数是1的话，那么说明这个发票没有重复入账，但是如果下载次数大于1，就需要引起关注了。

但是，这种方式也不绝对，耐不住有心人会PS下载次数。所以，大家要特别注意！

其实，全电发票增加了确认入账功能，纳税人可以利用这个功能对收到的全电发票进行入账确认。

入账确认后的发票你就不能再次做入账确认了，那么你自然就能有效规避重复入账的问题了。

大家还可以通过Excel表格做台账。把所有的电子发票，发票编码统一在Excel表格中，从中筛选排除相同的发票编码，可防范电子发票重复报销。

NO.2 避免开票方恶意红冲

受票方未做用途确认及入账确认的，开票方填开《红字发票信息确认单》后全额开具红字“全电”发票或红字纸质发票，无需受票方确认，这可能导致两种后果：

1.如果受票方未做入账确认的，开票方可以自行开具红字发票；

2.全电发票未确认用途及未入账的，开票方发起红冲流程后，对应的全电发票将被锁定，不允许受票方再进行发票用途确认操作。

但是，如果全电发票未确认用途已入账的，若开票方部分开具红字发票后，允许受票方对该全电发票未冲红的部分进行抵扣勾选；若开票方全额开具红字发票，则不允许继续抵扣勾选。

因此，为了避免受票方取得发票入账后，开票方误开红字发票冲销，建议受票公司在入账时应当进行入账确认标识。

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数电发票常见问题汇总

一、是否可以用截图或发票照片作为增值税电子发票原件入账或保存？

答：不可以，截图或拍照不属于电子发票原件不能作为合法有效凭证在所得税前扣除凭证。需要下载OFD版式或PDF版式的电子专用发票作为发票原件入账并保存。

二、电子专用发票不会涉及假发票？

答：涉及。为防止不法分子篡改票面信息，需要下载OFD增值税电子发票版式阅读器，查阅电子专票并验证电子签名有效性，确认无误后直接打印该发票。

下载路径：登录全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）下载增值税电子发票版式文件阅读器查阅。

注：通过增值税电子发票公共服务平台开具发票，在核验发票时右击电子发票上的税务监制章，选择“验证”确定该签章有效性。

特别提示：避免登录虚假增值税发票查验平台，一定要登录官方提供的发票查验平台网址，切记！

三、选择增值税电子专用发票试点单位，只能选择开具电子专用发票？

答：可以选择开具电子专用发票也可以选择纸质增值税专用发票。受票方索取纸质专用发票的，试点纳税人应提供纸质专用发票。

四、增值税电子专用发票开具错误可以作废？

答：不可以作废。试点纳税人开具电子专票后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止、销售折让等情形，应当凭增值税发票管理系统校验通过的《开具红字增值税专用发票信息表》开具红字电子专票。这也要求开票人员在开票前一定要确定好相关信息后再开具发票。

注：增值税电子普通发票也不可以作废，但可直接开具红字发票。为防止开票方恶意红冲，造成受票方不必要损失，在签订合同时，要列明因开票方原因造成受票方相关损失由开票方承担。

五、丢失或毁损电子专用（普通）发票纸质原件不能重复取得？

答：可以的。两种途径：一种在全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）进行查验，通过后下载原电子专票。另一种向开票方重新索取原电子专票。

六、电子发票是否可以享受售后服务？

答：可以的。电子发票和纸质发票具有相同的法律效力，可以作为售后、维权的凭据。用户可凭电子发票要求商家和厂家进行维修。

七、电子发票如何验旧、缴销？

答：适用增值税电子普通发票的纳税人仍然按照“验旧领新”的原则验旧发票，只是验旧时不需要提供已经开具的纸质发票，只需要保证开具的发票数据已上传至税务机关即可。