您已经制定了精确的采购流程、自动化审批工作流程和供应商风险概况。那么我们是否需要每个季度审查审计采购历史的过程？通过我们的七步流程运行采购审计，避免让自己陷入类似的境地，这有助于保持采购合规性，创建更高效​的采购流程，并识别违规行为和可能的欺诈行为。

什么是采购审计？

采购审计是公司定期参与的一个过程，以确保他们的采购程序得到遵守，寻找机会消除低效率，最重要的是，发现任何违规行为或潜在的欺诈行为。采购审计是关于检查您的工作以确保一切都按预期发生。审核会回答以下问题：

• 我们的实际采购与流程的合规性如何？
• 我们所有的购买和付款都可以计算在内吗？它们是真实的支出吗？
• 哪些流程需要改变、采用或改进？

为有效起见，采购审计应定期完成，每次都遵循相同的流程以确保一致性。

如何通过 7 个步骤进行采购审计

1.确定谁负责审计采购历史：明确界定职责和报告渠道是采购审计中关键的第一步。在许多情况下，采购团队通常由采购主管领导，负责运行审计。然而，这可能会引起人们对审计的相关性和有用性的担忧。

如果运行采购的同一个人负责审核采购，则往往会忽略其他人可能会发现的小错误或不一致。将审计任务分配给其他人可能是个好主意。例如，采购负责人可能与高级领导团队成员一起负责审查当前流程。相比之下，采购团队成员会分析同事的采购合同，以尽量减少任何利益冲突。

2.简要介绍关键人员：在审计过程的这一点上，最佳做法是与关键的领导层利益相关者接触，并向他们简要介绍您将要进行的审计。让他们知道您将审核哪些数据、谁负责审核哪些采购活动以及您将如何展示您的调查结果。如果他们有具体的疑虑或问题想要得到解答，他们可以在这里与您一起提出。

同样，这是向您的审计团队简要介绍即将到来的流程并在开始之前征求反馈的好时机。以书面形式联系团队并允许他们考虑以下问题

• 您认为哪些流程过于复杂或不必要？
• 哪些采购流程使公司面临的风险最大？
• 您将如何改变我们的采购流程？

然后，与每个团队成员举行一对一的会议，讨论他们的想法，并将任何相关请求整合到您的调查中。

3. 从采购订单和申请表开始：这一步是您深入了解审计程序的地方，从您用来处理的表格开始。根据您组织的采购量，审计每一份采购文件可能是不现实的。在这种情况下，选择一个合理的样本进行审核，确保涵盖每种表格类型、供应商和采购团队成员。当您审核您的表格时，请特别注意以确保它们：

• 遵守您的采购
• 包括正确的签名和适当的授权
• 包含符合您实际采购要求的逼真数字
• 包括与您与该供应商的合同相匹配的定价信息

4. 审查当前的供应商关系

接下来，深入研究您必须确保遵守内部控制的每个关系和合同。根据您在风险管理、财务稳定性、定价和绩效方面的选择要求检查每个供应商。如果出现不一致，请与负责建立关系的人员进行跟进。然后，了解他们是否在适当的批准下做出了合理的例外。即使是中型公司，在任何时候都有数百种关系和合同在起作用，因此每次执行内部审计时都审查每一个是不现实的。

5. 分析采购实践

此步骤将您的注意力集中在采购职能中的流程和工作流程上，而不是审核特定的采购以确保符合这些流程。开发有效的采购流程是最小化风险和最大化效率之间的平衡。采购流程中包含的步骤越多，尤其是当它们涉及风险评估、批准工作流程和审查时，风险通常会变得越低。

但是，在采购流程中加入更多步骤也会延长完成新供应商关系并从中受益所需的时间。在审计的这个步骤中，使用您的风险缓解和您从采购部门收到的反馈来优化每个流程并在两个目标之间找到适当的平衡点。确定最后几个步骤中的任何问题或不一致之处应该可以指导您。

6. 寻找流程外支出

并非所有支出都会通过采购部门或遵循您设定的流程。团队领导持有公司消费卡，紧急采购发生，软件超支发生，所有这些都没有采购团队的明确知识或参与。对每个实例进行审计，以确认此类支出合法且在预期范围内。

7. 建立您的采购审计报告

最后一步是将您的所有发现汇总成一份综合报告。完成后，与领导团队和您的采购员工分享。使用简单的解释您的发现，并在适当的地方使用图表、屏幕截图和图像来说明您的观点。

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