24小时追踪资讯:(人事档案管理)如何做好档案管理

提醒：档案要按规定渠道寄送，不要自带

近日，四川泸州一位母亲误拆女儿档案袋引发热议。视频中，女孩看到档案袋的封条被撕开后崩溃大吼：打开就不行了！

事情发生后母亲张女士对媒体表示，当时确实不知道档案袋不能私拆，很多家长也告诉她有类似经历，后续会去相关部门说明情况补救。

个人档案袋对学生有多重要？为何不能私拆？被拆后又该如何补救？

个人档案有多重要？

某高校档案室相关负责人对中新社国是直通车介绍，个人档案在校时称为学生档案，包含毕业生登记表、成绩单等个人学习材料，入党志愿书等党团材料以及其它可供参考的材料。毕业后，高校将学生档案转递至就业单位，就业单位在学生档案基础上增加就业经历等工作材料，形事档案。

《干部人事档案工作条例》第三条规定，干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

北京市京都律师事务所合伙人常莎接受中新社国是直通车采访时指出，由相关规定可见，人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，是国家档案和社会信用体系的组成部分。个人档案对升职前的审核、落前的审核、考公考研政审、退休手续、职称的评定和证明等都有重要作用。

“个人档案将伴随我们每个人终身，一般死亡5年个人档案才会移交档案馆封存。”大学英语教师、爱丁堡大学教育学硕士夏熔熔对中新社国是直通车表示，在此期间，考研、考编、入党、评职称、提拔晋升、退休甚至领丧葬费都需要。

由于档案的重要性和保密性，学生档案一般由学生部门管理，人事档案由所在单位人事部门或所在地的人才交流中心管理。

2015年，教育部、人社部发布的《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》中指出，高等学校可通过邮政机要通信转递高校毕业生档案，档案转递应遵守邮政机要通信的“寄递范围、封面书写和封装规格”等有关要求。已与邮政部门签署协议的高校，毕业生档案可采用“邮政EMS标准”形式转递。

夏熔熔提醒，目前很多地方是拒收自带档案的，寄送的话就不存在档案被误拆的问题。

私拆档案有何后果？

为防止档案，个人绝对不允许私自拆封自己的档案。常莎表示，个人档案属于对社会具有重要保存价值的文件，应当遵循档案的保密性、安全性、真实性、完整性的原则，“只有具有人事管理权的单位接收个人人事档案时，才有权依据相关管理规定予以拆封”。

常莎指出，个人档案一旦私自拆封，即破坏了档案保密性、安全性、真实性和完整性，将导致档案无效，接收人事档案的单位将拒绝接收档案，被拆封档案将无法再作为人事档案使用，导致当事人缺少各种人事档案相关程序的证明和依据，对个人的学习、生活和工作产生重大影响。

夏熔熔表示，如果档案管理单位不收你的档案，档案就会变成废档，所有能证明个人身份信息的资料都面临作废的可能。

档案被拆后如何补救？

《中华人民共和国档案法》第二十二条规定，对保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的，省级以上档案主管部门可以给予帮助，或者经协商采取指定档案馆代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以依法收购或者征购。

常莎提醒，个人档案被拆后需要先检查档案里面的资料是否有丢失或者破损，如有问题要到相关部门核查和补齐，然后由具有档案管理权限的部门单位进行密封。

比如，个人档案是由毕业院校拿出的，那么就需要联系原毕业院校重新对档案进行审核，确认档案材料真实、无涂改，由原毕业院校重新进行密封、盖章，使档案重新具有法律效力。如果审查发现被拆封档案里存在材料丢失，则需要找出具材料的相关单位补办，如果无法补齐原件，则需要相关单位补充出具证明，然后审核、密封、盖章。

通过以上操作，被拆封档案才能重新具有法律效力。重新具有法律效力的档案，应当通过规范的档案流传程序，尽快在有权管理个人档案的机构存档，如人才市场或有人事管理权限的单位等。

档案为何不能电子化？

互联网时代，为何还要继续用纸质版的档案袋来保存资料，而不选用更为高效与更为安全的电子化储存？

《中华人民共和国档案法》第三十七条规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用；第三十八条规定，国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

“互联网时代，档案材料电子化储存是不可避免的趋势。”常莎说，国家出台了相关标准和战略规划，也在大力推行纸质档案数字化工作，推行实行双套制保存，即一套档案原件，一套电子档案。

常莎指出，纸质档案材料作为原始凭证、是记录档案信息的第一手资料，其真实性、有效性暂时难以被电子档案取代。而且，纸质档案数量庞大，转化为电子档案仍需要投入一定人力、物力予以支持，并需要一定时间开展和完善相关工作。相信随着管理制度、技术的发展，个人档案数字化将会更加完善。

作者：汪俐辰