一枚公章的自述:
“我是一枚平凡而至关重要的公章,公司大大小小的决策都需要由我按下神圣庄重的“脚印”,履行法律责任及权威公信力。正因为我特殊的职能,在大多数情况下,我通常待在锁了又锁的抽屉柜,或者是密码改了又改的保险柜里,但由于业务需要,每个月总有那么几次需要“出差”,但每次出行却并非易事,提心吊胆,堪比流浪记。
比如,如果我和一些“马大哈”同事一起,总是一不小心就走散了,将我随意携带摆放,甚至落到了无人看管的地步。更有一些“心怀不轨”的同事,强迫我做一些不符合规定、甚至违法乱纪的错误决策,酿成不可预估的经济损失,但是人在江湖,身不由己,我到底该怎么办?”
近年来公章外带的事故频频发生,用印的文件谁把关?盖章的次数谁监督?使用的过程谁证明?公章徇私作人情、公章在外留章印、外借公章谋私利这些违规用印风险,成了很多企业头疼的问题。
怎么样才能既满足印章外带的需求,但是又能让企业远程的把控印章?
通常企业的做法是:
1、外借申请须注明使用日期,外借期间不得加盖超出审批范围的文件,不得超期使用印章。如有上述需求,应先取得印章管理员同意,并后补借章申请单。
2、如外带印章超过一天,应在发起会签时写明“借出多日”;如同一事项须多次外带印章,应在发起会签时写明“多次借章”。
3、外带印章期间原则上不能加盖合同、协议、请示等文件,如必须盖章,盖章前须取得部门负责人及印章管理员的确认,归还印章时携带相关会签单及加盖公章的协议(如有)补办合同号登记手续。
4、外带印章用于拿地所产生的文件,不论是否拿到地,所有文件都需要存文。
5、印章被其他部门同事借出期间本部门需要借章,从其他部门同事手里拿到印章,用完后还给其他部门同事的,同样需要借还章登记。
6、如其他同事要求盖章,务必先经过印章管理员确认。归还印章时需写明加盖文件的名称及份数。
这样的管理体系虽然全面但效率不高,还耗费人力。一份申请表可能要经过层层审批,拖延了业务的黄金时间,就算有人监督的情况下也难以避免人情章,这样不但印章的安全没有保护好,也花费了成本。那么,在传统人工管理印章的下,企业应该如何进行印章合规、高效管理呢?群杰用印宝智能印章了解下!
群杰用印宝给传统印章加上“智慧锁”,将实体印章装入轻巧便携的智能章筒中进行密封锁定,通过线上流程审批授权与用印人身份认证进行设备解锁盖章,同时自动上传用印文件进行存档,实现人印分离、远程管理、授权用印、全程记录。
用印宝采用手动按压盖章的用印模式,用印人在盖章时能保留传统盖章习惯,轻便易上手。配合印控台对用印过程进行监控、用印数据采集及用印后数据归档分析,大幅度降低印章使用的法律风险和管理成本,提高工作效率。
对于印章外借的移动办公使用场景,依然适用。用印宝设备体积小,携带方便,是一款轻量化盖章设备。用印人在得到外借授权后,可将整套设备装入专用设备包,带到盖章现场配合移动APP用印,实现对印章的远程管控。同时通过内置的定位可实时跟踪印章位置信息,防止丢失。防拆报警传感器可在恶意破坏章筒设备时,第一时间发送预警,防止潜在的安全风险。
群杰用印宝智能印章,轻便智能,适用企业本地、异地、外带等多场景用印,可盖骑缝章、封标章等复杂盖章,可兼容市面98%的印章类型,满足企业不同使用需求。
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