各位普及一下应收账款的管理,企业如何做好应收账款管理的研究

笔者担任多家企业的法律顾问，处理过大量的应收款纠纷，也较深刻了解企业在处理应收款问题中面临的各种困惑。可以说，应收款问题是每个企业都必须非常重视的基础问题。同时，应收款的管理亦是不可忽视的一项综合性工作，需要企业管理层统筹、各部门协同，且这种统筹、协调贯穿了合同签订、产品交付、设备调试、账目核对以及债权实现的整个过程。

应收账款的管理，应当从销售合同签订时起就予以重视。本文以法律视角，从销售合同的签订开始，针对应收账款管理环节中易被企业忽视的几个事项进行分析说明，以期为企业在交易过程中如何形成有效（无扣减项）的应收款以及如何有效（最大程度）地实现应收款提供参考。

一、合同的签订

签订合同时我们需要关注的：

1、充分沟通，量力而行

各种关于合同签订的技巧是被充分讨论的，但这些技巧在市场地位、供求关系面前往往显得势单力薄。

我们认为，签订合同的根本目的是为合同各方的交易行为提供切实可行的准则。如合同约定明显超出合理范围或一方承受能力，是极易产生纠纷的。很多业务人员为谈成业务，对客户的需求一味迁就，而未充分考虑公司的生产安排、时间进度、产品质量、回款要求等。

与客户充分沟通，量力而行，既能帮助客户和自己做出合适选择，也能防止因无法达到合同约定而导致应收款质量受损。

2、知己知彼，有的放矢

大数据的应用极大方便了信息查询。笔者提供服务的企业已习惯于在签约前先通过全国企业信息网、裁判文书网、法律文书网、执行信息网等查询客户信息。尤其是刚产生交易联系的客户，通过这样的查询，基本可以排查出资信情况不佳和不诚信的企业，并依此科学安排客户的应收款额度。

3、全面审查，审慎定夺

交易合同大都由销售人员进行签订，但囿于专业的限制，他们无法仔细研读。

曾有实例：

（1）买卖合同的主文已经双方企业审核通过，技术人员继续签订技术协议。在合同主文中，双方未约定管辖法院，但后发现，在技术协议中被一方悄悄添加了管辖法院的约定。出现这个问题的原因在于技术人员对于法律条文的出现是不敏感的，企业的法务部门也未就合同的完整材料进行审查。

（2）有些销售人员在签订合同时缺乏灵活性和全面考虑的习惯。对于不同的客户，应考虑地域、行业、距离等的差异，应为每位客户量身定做，不可将其他业务中的合同取来就用。

例如，有合同约定：购买设备的客户在云南个旧某镇，在苏州的卖方仍承诺：设备出现运行故障，接到客户电话后24小时赶到现场。殊不知，路途时间已达两天以上。

这些都是签订合同时容易忽视的细节，却往往成为影响应收款质量的因素。此外，加盖骑缝章、保留至少两份原件有助固定事实。

因此，我们建议，合同签订不是销售人员的孤军作战，而是销售人员、技术人员、法务或律师的通力协作。签订一份约定清晰、符合实际、切实可行的合同会为今后的履行奠定良好的基础。

二、合同的履行

签订完清晰、明确的合同后，重要的工作就是落实到位。

对于卖方，合同履行中的重点问题是产品的交付和质量保证。

1、产品交付

一般来说，产品的交付有卖方送货上门、委托运输、数据传输等。

交付中的争议大多集中在委托运输。如某实例，卖方委托物流公司将产品交付买方，物流公司向卖方提交收货凭证，买卖双方对产品数量产生争议。后查明，卖方收到的收货凭证都是物流公司的驾驶员签署的。我们已了解到多家企业曾出现过物流公司交付的凭证没有买方签收或不是买方签收的情形。

为此，我们建议：（1）尽量选择管理规范的物流公司；（2）卖方与物流公司的委托合同应明确约定，只有物流公司提交符合要求的交付凭证，才可申请运输费。

交付中还可能会出现以下特殊情况：有些大型设备送至指定地点，业主和总包单位均不在现场，此时只有卖方驻场工作人员可以签收。此种情况下，应立即将产品到达情况通知买方（可通过短信、微信、邮件方式），并告知其尽快按合同约定开箱验收（一般会在合同中约定货到现场后**天内开箱验收）。

另，有些产品交付后可能会在现场存放一些时间，卖方还应充分考虑气候对于产品的特殊要求，如潮湿天气要防锈，极寒天气要防冻。这样也可保证验收的顺利通过。

2、质量保证

经过初步验收、安装、调试、试运行等一系列工作后，剩余应收款管理对应的工作量就是质量保证了。关于质保问题，有两种极端表现：

（1）放弃5%-10%的质保金，不提供售后服务；

（2）将合同产品与买方其他产品的整体验收确定在同一时间，导致质保期遥遥无期。

我们认为以上两种做法均存在弊端。

（1）如卖方拒绝提供质量维护的，轻则放弃质保金，但如是特殊行业或特定产品，重则会面临买方高额的损失赔偿；

（2）如合同产品是客户整体项目中的一项，且这种情况下必须进行整体验收，则建议将质保期约定为“质保期为整体验收后**月，或货到现场后**月，以先到者为准”，以防止质保期遥遥无期。

三、产品交付的特殊情况

产品交付可能遇到的特殊情况主要有：1、现场不具备交付条件，产品需延后交付；2、买方项目取消。

如：买方电话通知现场需延后半年安装，卖方收到通知后未按合同约定时间发货。双方对该情况均未留有书面（包括电子）凭证，后买方向卖方提出迟延交货的损失。

买方的项目取消，或买方客户的项目取消，卖方均需及时行使权利。如与买方协商变更合同、要求买方按约履行合同、主张解除合同等。

上述两种情况下，企业均需保留证据和及时主张权利，争取应收款项的总额不受减损。

四、交易资料的管理

实践中，不能主张完整应收款的另一原因是交易资料缺失。交易资料或档案的管理（包括资料目录、内容和管理人员的安排）对于应收款的收取意义重大。

交易资料包括：

1、说明双方权利、义务关系的材料,主要是销售合同；

2、说明卖方按照约定全面履行了义务的材料，如买方签收的送货单、安装调试单、培训单、客户反馈意见表、发票、发票签收单等；

3、交易变更的材料，如延期交货通知、地址变更通知、与买方确认变更的联系函等；

4、买方履行或未履行义务的材料，如付款凭证、对账单、还款计划、未兑现的商业汇票等；

5、 债权未超过诉讼时效的材料，如催款函及买方签收单、律师函及快递凭证等。

关于资料的管理，有些企业有专业的档案管理部门，但大多企业仍由财务或销售保管。

我们建议：建立适合企业的档案管理制度，需指定专人管理（无论是财务人员或行政人员），但不建议由销售人员自行保管。

另，应加强对销售人员的培训，让他们充分了解在整个过程中应收集哪些整理材料，如果材料缺失应承担什么责任等。很多时候，对交易资料的严格管理会倒逼销售人员在交易过程中保持应有的谨慎和严谨，让整个交易过程有序推进、有据可查。

五、建立销售提成制度

销售人员更了解客户，并且在资料收集和款项催收上有独特优势。由此，企业可将销售人员的资料提交与奖惩制度相结合，将应收账款的管理纳入对销售人员的考核项目。这样，可极大推动销售人员协助企业形成有效的应收款。

六、应收款的跟踪

应收款的跟踪包括定期跟踪和滚动管理。

1、定期跟踪

定期跟踪包括定期对帐（一般不超过1年）、卖方内部的销售、应收款管理会议。

定期对账时对以下情形要特别重视：

（1）产品规格、型号繁杂；

（2）回款期限不单一；

（3）多次出现退货、换货；

（4）与两个以上关联企业的买方混同交易；

（5）收货地点与买方经营地点不一致。

卖方内部的销售、应收款管理会议可由销售部门和其他部门共同参加，会议内容可以包括对客户的信用风险进行分析和评价，对逾期账款讨论处置方法等。

2、滚动管理

除了定期跟踪外，及时了解掌握客户和项目情况对于应收款的回收同等重要。市场瞬息万变，合同履行中可能还存在公司兼并、破产、清算等情况，卖方需及时跟踪。

七、及时启动诉讼和仲裁

在跟踪过程中，如发现买方存在以下情形，应及时启动诉讼或仲裁：

（1）不能支付正常运营费用，如水电费、工人工资等；

（2）工作人员离职频率高；

（3）负责人失联；

（4）低于成本价销售其产品或无理由地大规模采购。

经常有企业提出这样的问题：如果起诉后对方付不出应收款怎么办？

其实，在诉讼时很难准确预知执行效果。在执行手段日益成熟的时代背景下，我们认为及早启动诉讼程序总比晚启动更好。据统计，超过90%的小微企业无律师或专业顾问提供法律服务，希望本文对企业应收款的管理有所帮助。

作者：陈兰燕律师/江苏坤象律师事务所