一、实践中，员工手册存在的常见问题有哪些？

1、功能和定位不清晰

有些企业认为，员工手册仅仅是管理和处罚员工的工具，员工签收以后就可以高枕无忧了；或者只是悬挂在员工头顶的一把剑，什么时候砍下去要看管理者的需要和心情。以至于，有些企业员工手册制定后，数年也不曾修订，甚至束之高阁，弃之不用。

我们理解员工手册或者人力资源管理制度应当具备以下功能。

（1）法律规定的补充

例如，有些公司直接搬运《劳动合同法》第39条规定“劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：

（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；

（二）严重违反用人单位的规章制度的；

（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的”，

那么，何为录用条件？何为严重失职？何为重大损害？这些都需要企业在员工手册中作出明确的规定，如果连试用期的条件都没有，如何拿试用期不符合录用条件来处理遇到的问题？只有做到明确规定，在发生争议时，员工手册才能成为一个行之有效的工具。（✎重点）

（2）是企业制度、企业文化的载体

常言道，三流的企业管理靠人，二流的企业管理靠制度、一流的企业管理靠文化。由人到制度再到文化，是管理不断积累和提升的过程中，当企业发展一定阶段后，就需要通过制度来进行管理，而制度承载的应当是企业的文化、公司的各项规则（或者说游戏规则）。故此，我们认为，员工手册内容应当彰显企业文化的核心或精髓。

（3）具有指引、评价等功能

有个理论叫做 “首因效应”，也叫做首次效应、优先效应或第一印象效应。它是美国心理学家洛钦斯首先提出的，这是指交往双方形成的第一次印象对今后交往关系的影响，也即是“先入为主”带来的效果。虽然这些第一印象并非总是正确的，但却是最鲜明、最牢固的，并且决定着以后双方交往的进程。

如果一个人在初次见面时给人留下良好的印象，那么人们就愿意和他接近，彼此也能较快地取得相互了解，并会影响人们对他以后一系列行为和表现的解释。反之，对于一个初次见面就引起对方反感的人，即使由于各种原因难以避免与之接触，人们也会对之很冷淡，在极端的情况下，甚至会在心理上和实际行为中与之产生对抗状态。

反映到员工的管理中就是，如果员工刚开始感觉这是一家管理比较规范，纪律比较严明的企业，那么，他就是自觉的去约束自己的行为。换言之，企业不仅需要员工签收员工手册，还需要不断的给员工灌输员工手册中的内容。（✎重点）

比如可以通过各类培训、知识竞赛、考试等过程灌输员工手册的内容。实践中，很多企业会将员工手册及其他管理制度，作为培训的重要内容，甚至与升职、涨薪等相关联，同时通过违规违纪案例的学习，对员工进行警示教育。目的是让员工知道应当做什么与不应当做什么，让员工手册发挥到应有的作用。

对于员工手册的定位，我们理解应当是企业的基本法，是在职员工应当遵守的基本规则，是整个人事管理制度体系的核心。我们认为，员工手册应当包含以下内容：公司简介、企业文化、行为规范（商业道德）、人事制度、勤务管理、假期管理、薪酬福利、绩效管理、培训发展、保密管理、安全管理、奖惩管理、网络媒体管理、沟通渠道、合同终止与解除等。（✎重点）

2、制度与流程、标准混淆

比如，有些公司在录用章节规定下列情况之一者不予聘用，曾被公司开除或擅自离职者；身体不符合录用条件者；有违法犯罪行为或涉案未决者；未毕业的在校学生；未满十六周岁者。

但是，这些内容更适合作为招聘专员的工作标准；放在员工手册中不太合适，只有在职的员工才能看到员工手册，而未录取的员工怎么会有机会看到员工手册呢？

（1）制度，简言之，就是规范和要求，告诉制度的遵守者哪些是可以为，哪些不可以为，如果为或者不为，有哪些相应的奖励或惩罚措施。

（2）标准，可以理解为对工作的程度、工作质量的要求，是判断某类事情的参考体。如果某些条款仅仅是针对某些特定岗位的要求，如招聘、培训、财务等，则这些内容就不适合写到员工手册之中。

比如，有些企业规定：

①培训签到表，包括培训课程、培训日期、培训具体时间、部门、员工姓名等。

②培训计划，培训部门制定全年的培训规划，以及每月的具体培训计划，以便各部门提早做好工作安排，安排员工参加相应的培训。

③培训教材，包括印刷版、打印版的各类培训教材。

（3）流程，通俗的讲就是处理某类事情的顺序或者步骤。流程应当有两类，一类是面向全体员工的，需要全体员工遵守的，比如请假、报销、出差流程等；一类是面向特定岗位的。比如，异常事件处理的流程、招聘的流程、劳动合同签订的流程等。这些流程性的内容，也不适合放到员工手册中。

比如，很多企业在员工手册中规定，员工入职一个月内，公司将与其签订劳动合同，员工离职15日内公司将出具离职手续，员工有争议的可以在离职一年内向仲裁或者法院起诉等。这些内容严格意义上并不不是制度上的规则，更像对某个岗位的要求与规范，放在员工手册中不太合适。

那么，请假、报销、出差的流程怎么办呢？员工手册对于请假、报销、出差的流程肯定要有所原则上与基本上的规定，也可以通过其他单行的规定来实现。如果企业较小，也可以放在员工手册中，没有太大影响。（✎重点）

3、内容借鉴不得当，实用性低

（1）过度借鉴法律规定

比如，有关福利章节中，有些企业喜欢这样写：员工应当参加基本养老保险，由公司和员工按照国家规定共同缴纳基本养老保险费用，员工同意公司从工资中代扣代缴个人应当缴纳的部分。接着按照同样的句式将医疗、生育、公积金、个税等写一遍。有关休假章节，全年法定假期十一天：元旦，放假1天(1月1日)；春节，放假3天(农历除夕、正月初一、初二)；清明节，放假1天(农历清明节当日)；劳动节，放假1天(5月1日)；端午节，放假1天(农历端午节当日)；中秋节，放假1天(农历中秋节当日)；国庆节，放假3天(10月1日、2日、3日)。有关劳动合同变更、解除、终止章节，基本上就是把劳动合同法第39、40、41、42、44、46条原封不动的放上去，更有甚者38条也放上。

那么，将所有相关条款原封不动的放在员工手册中有何意义呢？搬过去的目的是什么呢？本质上，除了让员工手册的篇幅变长之外，貌似并没有任何实际意义，这些法律条款也不会给公司带来任何益处。

建议这样写：公司依法为员工缴纳各项社会保险费用及住房公积金费用，个人承担部分由公司依法代扣代缴。员工依法享受各类法定节假日，按照国家有关法定节假日的法律政策执行，具体休假方式以公司通知为准。（✎重点）

（2）外部经验借鉴不当

在制定、修订员工手册的时，很多人习惯性的思维就是看网上、其他企业是怎么做的，适当借鉴外部经验是必须的；但是，在借鉴外部经验的时候，首先需要对本公司现状和问题进行梳理、分析、总结；其次，最好选择同行内比较优秀的企业，或者对于同类或者类似问题处理比较成功的范例；最后，不能脱离公司的实际情况。

比如，迟到、早退、旷工相关的条款写了很多，但是公司从来就不打卡、不考勤。此类借鉴并没有任何意义与价值。比如：看到人家将1000元界定为严重损失，自己公司也界定1000元为严重损失。这样就有一个很大的问题，别人公司的产品价格、公司物品价值比较低，所以界定为1000元是比较合理的；那么你的公司经营的是首饰等高价值产品时，界定为1000元则会偏低。

员工手册借鉴时，更应当遵循自己公司的特质，而不是照搬照抄。

4、用词表述不当，自设雷区

（1）高频率的词汇

在员工手册及人事管理制度中出现频率比较高的几个词：无故、故意、视情况、屡教不改、经常性、无正当理由等，还有除名、开除、罚款、降职、自离、降薪，视情节轻重给予警告、严重警告………等处分。

此类用词不合适，太宽泛，比如：上班迟到的原因是起晚了，走的慢，那么这个算不算是无故呢？

（2）用语表述违法

比如，在员工手册中规定：带薪年休假过期作废、加班调休过期作废、试用期内不能休年假、多休的年假扣回、任何一方解除需要提前30天通知、公司有权从员工工资中扣除损失，未经公司批准不能休病假等...

此类表述带有违法或违规的成分，或对公司不利的地方，比如公司在解除严重违纪的员工时，“任何一方解除需要提前30天通知”这则就不合适，当员工属于严重违纪时，还应该提前30天通知他吗？

二、如何设计员工手册中的相关条款？

1、员工手册条款设计原则

（1）合法性

员工手册的条款和内容应当合法，并且是“白纸黑字”的东西，未来可能在仲裁、诉讼中要用的到证据，内容必须合法。员工手册或者人事管理制度是劳动争议案件中的重要证据，如果内容不合法，企业的败诉风险就会增加。比如，旷工一天扣三天工资，以及上面谈到的带薪年休假过期作废等在合法性方面都存在问题，在劳动争议案件中可能被引用为证明公司侵犯了劳动者合法权益的证据。（✎重点）

另外，禁止转移法律赋予的义务。对于法律赋予企业的义务，禁止通过员工手册及规则制度转移给员工，即便转移给员工，在法律上也无约束力。法律条文中规定企业应当做什么，即“应当”的表述，基本上都是法律赋予企业的义务。比如，合同期满员工未书面提出续签的视为不同意续签；员工驾驶公司车辆发生事故责任自负；员工不同意签订劳动合同的，公司不承担赔偿责任等。即便员工在员工手册中签字，对于用工风险的管理也没有实际意义。

（2）合理性

合理性的关键是如何权衡企业用工自主权与劳动者权益的保护。我们来看，企业自主用工权的管理范畴是什么？所谓企业用工自主权是指企业可以通过建立、完善劳动规章制度的形式组织劳动过程和进行劳动管理，以及自主与劳动者订立、履行、变更、终止劳动合同的权利。

企业的用工自主权主要体现两个方面，一方面是对劳动者的劳动过程进行管理；另外一方面是企业享有的招聘、录用的权利以及签订劳动合同以后形成的权利和义务关系。由此可见，企业用工自主权管理的范畴，应当与劳动者的劳动过程有关，如休息休假、劳动纪律、劳动安全卫生等与企业生产经营密切相关的事宜，或者是双方依法签订的劳动合同中约定事宜。

比如，有些公司对员工限制上洗手间的时间、禁止上下班乘坐黑车、禁止非工作时间赌博、禁止闯红灯、上下班交通事故责任自负等等，这些规定超出了企业自主用工权的范畴，放在员工手册中都是不具有合理性的。对于员工在非工作时间的管理与干涉，即便员工签字认可，在遇到劳动争议仲裁案件时其合法性、合理性仍然会受到质疑。比如：公司解除上下班乘坐黑车员工的劳动合同，司法实践已经证明，据此行为是违法的。（✎重点）

那么，如何解决合理性的问题？

我们建议是：①换位思考；②多调研；③多听取意见。

（3）可操性

员工手册制定出来后，是需要执行的，反之公司的管理权威就会受到侵害，制度就会被架空。实践中，比较常见的规定是“禁止上班期间打瞌睡”，“直系亲属去世可享受丧假”。再如，员工手册对于情节严重、重大损失、情节轻微等概念没有界定。

比如：某员工手册规定，上班期间不能从事与工作无关的事情，包括不限于聊天、打牌、吃零食等。工作期间感觉饥饿，吃点零食补充体力以保持继续工作，要不要按照上述规定处罚呢？

（4）权责对等

通俗的讲就是员工享有的权利和承担的义务应当对等，以员工奖惩为例，员工的行为、行为对公司造成的影响、对应的奖励或惩罚应当相适应。

比如：有些企业规定，员工打架属于严重违纪，可以解除劳动关系，若打架只是轻微肢体冲突，并没有给公司造成损失、影响，那么通常法律上会认为处罚过重。

2、员工手册条款设计注意的问题

（1）借鉴法条时应准确、避免断章取义

在制定、修订员工手册条款的时候，借鉴法律条文规定是不可避免的。在实际操作的过程中，有些HR会对法条文进行删减或增加，比如劳动合同法第39条原文规定是“劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的”，将其改造成“员工同时与其他用人单位建立劳动关系，包含兼职，对完成本公司的工作认为造成严重影响，或者经本公司提出、拒不改正的”，或者“员工同时与其他用人单位建立劳动关系的”等。这种删减或增加都是不恰当、存在潜在的法律风险。

特别是在引用劳动合同法第40、41、42、44条时，这些条文基本上没有企业可以发挥的空间，实践中经常会有企业在这些条文里面增加那么一两点内容。

（2）语句、词汇应当简洁、准确、规范

①用语、用词应当简洁。能够用一句话说表述清楚的，避免用两句话进行表述。

②用语、用词应当准确规范。

比如：在劳动合同管理方面应当尽量避免出现，辞退、解雇、开除、除名、留用察看等词语，随着企业职工奖惩条例在2008年被废止，在法律规定中这些词语逐渐消失，应当使用劳动合同法中的表述，变更、解除、终止等。

（3）定性和定量

①对违纪行为的进行描述时，会涉及“定量”和“定性”两方面，在“定量”描述方面是比较容易的，比如损失的金额、损坏的数量、旷工的天数、迟到的时间等；而对于“定性”的描述则是比较复杂的，只能通过程度性的词汇来表述，比如情节轻微、情节较重等，在国家法律条文中也是类似的描述。在实践中操作中，这些属于企业自由裁量的范围，通常结合员工以往的工作表现、对错误的认识、犯错后的态度、事件在公司的影响范围（正面的评价，还是负面的评价）等来综合判定。

对于故意、过失、情节轻微/较重/严重如何判断，经验分享如下：

A：何为故意？明知不能为，而为之是为故意。即公司规章制度明确禁止的行为，员工触犯了这类行为，就属于故意。当员工签收该制度后，就表示已经知晓和熟悉公司制度的全部内容，员工以“不知道”为由进行抗辩，是比较难得到认可的。

B：何为过失？员工应当预见自己行为的后果，因为疏忽大意而没有预见，或者已经预见而相信自己能够规避。比如，员工以往能够胜任岗位的要求，对于是否要采取某项行为的后果，员工应当是可以知晓的，但是员工没有采取行为，或者自认为不采取行为，也不会造成影响。这个需要结合员工以往的工作情况、多数人对员工认知，如果多数人的评价是他可以做或者应当做，但是他却没有做或者做的超过了边界，可以认定为过失。

C：情节轻微\较重\严重。需要结合员工以往的工作表现、对事件的认识、在公司处理事件中的态度、事件在公司的影响范围等综合判断，而这些判断是很难用定量的标准来确定。

D：何为恶意。排除不可抗力，比如地震、洪水、戒严、交通事故等非员工本人主管意愿能控制的因素，员工故意触犯某类行为多次，实践中和正常思维中多以三次为标准，即传统思想中的事不过三的概念，超过这个限度，可以理解为恶意。

（4）违纪处罚类型

①涉及经济的处罚主要有两类：罚款、赔偿损失。

②行政处分的类型：口头警告、警告、严重警告、记过、记大过、解除劳动合同；一般违纪、较重违纪、严重违纪；一类行为、二类行为、三类行为、四类行为等。

我们建议分三档，比如：警告、严重警告、解除劳动合同；或者警告、记过、解除劳动合同；一般违纪、较重违纪、严重违纪等。

③违纪与降职降薪。应当审慎操作，工作能力问题与工作态度不适宜混合在一起。（✎重点）

三、如何用最简单的方式履行民主程序？

1、不履行民主程序的风险有哪些？

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(一)》第十九条规定，用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。换言之，未履行民主程序的规章制度则不能作为人民法院审理劳动争议案件的依据。对企业而言，发生争议后败诉的风险非常大，此为法律风险。另外亦存在管理上的风险，即其他在职的员工也会纷纷效仿。

2、不同企业的民主程序履行方式

根据《劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

由此可见，并非所有的管理制度都需要履行民主程序。履行民主程序，首先需要征求全体员工的意见，如何征求员工意见呢？从证据保留的角度来看，会议签到是最佳的方式，通过邮件或网站不利于证据的保留。如果有工会或职代会的企业，采用收集意见或者宣传栏告示的方式也可以，两者都不存在的可以邀请上级工会见证。收集上来的意见，企业需要分类进行归纳处理。其次，与工会或职代会协商通过；最后，公示、告知。

建议在劳动合同增加一条：乙方承诺，已认真阅读并表示接受甲方依法制定的《员工手册》和相关现存或新规章制度以及下列文件，并承诺将在以后的工作中认真遵守这些规章制度，若有违反，乙方愿意接受甲方根据相关制度给予的处分。